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林洋平ブログ(こだたま行政書士事務所&株式会社リブリッシュ)

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内容証明郵便の出し方

2016年2月23日

内容証明郵便を差し出す方法は簡単ですが、いくつか注意点もありますので、ご説明しておきます。

どこで出すのか

 これはもちろん郵便局ということになりますが、内容証明郵便はどの郵便局に行っても出せるわけではなく、ある程度大きな郵便局でないと、そもそも取り扱い自体がありません。

 例えば東京都小平市では、「小平郵便局」で扱っています。
 事前にインターネットや電話などで調べておきましょう。

持っていくもの

 郵便局に持っていくものは、おおよそ次のとおりです。

  • 作成した手紙(文書)3部
  • 封筒1通
  • 料金
  • 印鑑(絶対ではないが、持っていった方がよい)

 さて、注意点としては、まずは内容証明で送りたい文書は全く同じものを3部持っていくこと。
 パソコンで作ったものだったら3部印刷し、手書きのものは原本を2部コピーして3部にするのが良いでしょう。(3部とも手書きしてもいいのですが、それぞれが相違してしまう可能性もあるのでコピーをお勧めします。)

 3部のうち1部は相手方(受取人)用、1部は自分(差出人)保管用、残りの1部は郵便局保管用となります。



 次に封筒ですが、もちろん発送するために使うものです。受取人の住所氏名のほか、差出人の住所氏名も記載しておきます。

 ここで、必ず封は開けたまま持参します

 文書3通のうち1通を封入して、封までしてしまうと大変です。

 なぜなら、内容証明郵便は発送前に郵便局員が文書を全てチェックして初めて発送できるもので、封をしてしまうと中が見れなくなってしまうからです。

 印鑑については必ず必要ということもないのですが、もし郵便局員のチェックで字数制限やその他のことで訂正を求められた場合、印鑑がないと原則として一度持ち帰って、訂正して再度持参、という手間が生じます。

 印鑑があればその場で訂正できる場合も多いので、できれば持っていくようにしましょう。(もし文書の中に押印している箇所があれば、それと同じ印鑑を持っていきます。)

 

配達証明を付ける

 内容証明郵便を郵便局でお願いする際に「配達証明付きの内容証明で」とお願いしましょう。

 配達証明を付けておかないと、いつ相手に配達されたのかが証明できなくなってしまいますが、その証明ができなくなると実務上、内容証明郵便を送った意義がなくなってしまうことすらあります。

 配達証明をつけることを忘れてしまったとしても発送後1年以内であれば後付けで付けることはできますが、配達証明料金も少し割増(300円で済むものが420円取られてしまう)になりますし、発送する時に付けることが一般的です。

 もっとも、よほど気の回らない郵便局員でない限り、「配達証明もお付けしますか?」と言ってきてくれるので、おそらく付け忘れることはないとは思います。

郵便局員のチェック

 内容証明郵便の発送を郵便局員にお願いすると、郵便局員は文書3部を全てチェックします。

 これは、どんな内容が書いてあるかチェックしているわけではなく、字数のルールは守られているか、訂正箇所があれば正しく訂正されているかなどの「形式面」をチェックしているのです。

 このチェックは、その時の郵便局の状況によって時間がかかることがあります。

 私自身の経験では1時間くらい待ったことがあります。(急ぎの内容証明で、24時間対応の郵便局に深夜に持ち込んだら、人員不足のためにえらく待たされました・・・)

 時間に余裕を持っていくことが望ましいです。

 チェックが終わると、郵便局員は文書の余白部分に「平成○年○月○日第○○○○号書留内容証明郵便として差し出したことを証明します」というスタンプを押します。

 その後、3部のうち1部は郵便局員がそのまま郵便局に保管します。
 残り2部については、どちらを受取人に送るか選べと言われることがありますが、同じものなのでどちらを送ってももちろん同じです。
 私の場合はきちんと職印を押して発送するので、その職印が少しでも曲がってないものを送っていましたが、迷う時間が勿体無いくらい、どちらでも良いです。

 そして、受取人に送る方を選んだら、自分で封入して封をし、郵便局員に渡します。

 残った1部が自分用です。きちんと保管しておきましょう。

 これで発送の手続きは完了です。

 







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